Organizar eventos corporativos é tarefa que exige planejamento e muita dedicação! Existem algumas regras básicas para fazer com que seu evento dê certo e produza frutos dentro da corporação. O consultor empresarial Cleber Papa, com 25 anos de experiência na área de publicidade e autor do livro "Convenções: O Show Business Das Vendas", publicado pela Editora Nobel, dá alguns toques à respeito do que se deve fazer para que uma convenção seja um sucesso de público, e claro, de vendas também. Segundo ele, convenções de vendas devem ser interessantes, dinâmicas, produtivas, e capazes de provocar sinergia e mobilizar os participantes em torno dos objetivos do evento. Ele acrescenta ainda que algumas convenções que são realizadas dentro do meio corporativo, ao contrário disso, são monótonas, convencionais e deixam na platéia uma sensação de vazio. Quando os profissionais voltam para seus locais de trabalho, continuam fazendo o que sempre fizeram, sem que possam aplicar uma vírgula do que ouviram. Ou seja, se o evento não foi capaz de provocar mudanças e produzir bons frutos, não valeu à pena, e o jeito é partir pra outra, mas só após uma profunda avaliação do último e talvez desastroso evento. Abaixo seguem algumas dicas de Cleber Papa para uma boa convenção de vendas em sua empresa:
Lembre-se: convenção é convenção, festa é festa! – O primeiro passo para a realização de eventos bem-sucedidos é pensar neles não como festas ou reuniões informais, nas quais as pessoas irão apenas para se socializar e se divertir, mas como uma poderosa ferramenta de comunicação empresarial.
Escolha o lugar certo – A escolha do local para a realização da sua convenção deve seguir um princípio elementar: afastar os funcionários da rotina estressante do trabalho. Analise o que você pretende fazer, aonde, e as condições e equipamentos que o hotel ou centro de convenções oferecem.
Defina a mensagem - Toda convenção de vendas deve ter um objetivo, gerar um resultado, agregar algum valor. Caso contrário, a empresa estará jogando dinheiro fora. É fundamental, portanto, definir o tipo de mensagem que a companhia quer transmitir a seu público.
Escolha o tema – Um evento bem planejado e criativo geralmente é elaborado a partir da escolha de um tema central de fácil assimilação, atrelado à realidade dos participantes e que tenha a ver com o propósito do encontro. Isso permite manter a unidade visual e conceitual - e será determinante na hora de escolher os palestrantes, o lugar, o cenário, o cardápio, os brindes, as atividades etc. “A inspiração para a escolha do tema pode vir de fontes como jornais, revistas, filmes e até novelas de TV ”, diz Papa. “A Copa do Mundo e as Olimpíadas, por exemplo, costumam ser assuntos bastante explorados.”
Injete ânimo na tropa - A convenção deve funcionar sobretudo como uma ferramenta de motivação. A pessoa tem de sair do evento com uma nova visão, pronta para enfrentar os próximos desafios.
Seja claro - Deixe claro para os participantes o propósito do encontro, os planos e a metas que devem ser alcançados. Em seguida, mostre como o bom desempenho de cada um será reconhecido e premiado.
Entretenha, emocione – Foi-se o tempo em que, para promover um evento empresarial bastava uma sala de convenções, um vídeo e meia dúzia de palestrantes. As empresas finalmente se deram conta de que uma ação realmente eficaz precisa utilizar a linguagem certa, ser criativa, ter ritmo e – por que não? – emocionar o público. Ao reunir as pessoas, não se pode perder a oportunidade de surpreendê-las, impactá-las, arrepiá-las. Só assim a mensagem que você quer transmitir ficarão devidamente guardada na mente dos participantes. Abuse dos efeitos especiais, recursos técnicos, lugares inusitados, shows, brincadeiras e jogos interativos.
Não menospreze os detalhes – Ao realizar uma convenção de vendas você está dirigindo um show ao vivo. E como tal, pequenos deslizes podem acontecer. Quando eles ocorrem, na maioria das vezes são pequenos problemas que somente os organizadores percebem. Em todo caso, antecipe os imprevistos. Trate de fazer um ensaio geral com todos os envolvidos – operadores de som, de vídeo, de luz, entre outros. “Deixe os improvisos para os músicos de jazz”, diz o consultor. “É fundamental que todas as pessoas que trabalharão no evento saibam tudo o que vai acontecer, e quando.”
Envolva-se - Sua visão pessoal do projeto é fundamental. Mesmo que você não toque pessoalmente cada etapa do trabalho, é importante acompanhar o desenvolvimento do processo e a escolha dos elementos e das atividades.
Centralize o comando – Na hora de preparar o evento, chame para si a responsabilidade ou delegue para uma única pessoa a coordenação dos trabalhos. Sem uma liderança única, a confusão está armada. “Duplo comando é um inferno”.
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